Sangat mudah untuk melupakan siapa yang memiliki akses ke Google Sheet jika digunakan oleh banyak orang. Anda mungkin telah membagikan spreadsheet beberapa kali dan sekarang mengalami kesulitan mengingat siapa yang memiliki izin untuk menggunakannya.
Mengelola Google Spreadsheet Anda dan mengetahui siapa yang dapat mengaksesnya adalah penting. Tetapi proses melakukannya sebenarnya cukup sederhana. Teruslah membaca untuk mengetahui cara melakukannya.
Cara Memeriksa Siapa yang Memiliki Akses ke Google Spreadsheet
Ada cara mudah untuk memeriksa secara manual siapa yang memiliki akses ke Google Sheet Anda. Untuk melakukannya, ikuti langkah-langkahnya:
- Pertama, buka Lembar yang Anda butuhkan.
- Selanjutnya, klik "Dasbor aktivitas".
- Anda akan melihat "Tren pemirsa" atau "Tren komentar" di sebelah kiri Anda. Sekarang klik di atasnya.
Catatan: Pastikan Anda menggunakan akun bisnis Anda dan bukan akun pribadi. Dengan akun pribadi, Anda tidak akan dapat melihat “Dasbor aktivitas”.
Selain itu, Anda dapat memfilter pencarian berdasarkan waktu dan mempersempit hasil Anda. Mari kita lihat bagaimana melakukannya:
- Klik "Panah Bawah" di bagian kanan atas lembar.
- Pilih waktu untuk memfilter pencarian.
Ini dia! Sekarang Anda tahu siapa yang memiliki akses ke Google Sheet Anda dan kapan mereka mendapat izin. Dengan cara ini, Anda selalu dapat melacak bahwa orang yang tepat dapat melihat dan mengedit Google Spreadsheet Anda.
Mengizinkan Akses Sementara ke Google Sheet
Membatasi akses ke Google Spreadsheet bisa sangat berguna jika Anda tidak ingin klien menggunakannya setelah pekerjaan selesai. Anda dapat mengatur tanggal kedaluwarsa atau cukup mengakhiri akses ke Google Sheet tertentu. Begini caranya:
- Buka Google Drive Anda
- Temukan lembar yang Anda butuhkan.
- Klik kanan padanya dan pilih "Bagikan".
- Sekarang ketikkan nama orang yang ingin Anda bagikan lembar ini.
- Untuk menetapkan tanggal kedaluwarsa, ubah izin menjadi "Dapat Berkomentar" atau "Dapat Melihat".
- Selanjutnya ketuk "Kirim".
Setelah Anda menyelesaikan langkah-langkah ini, Anda harus mengulangi tiga langkah pertama. Anda akan melihat opsi "Lanjutan" di bagian bawah jendela. Anda harus mengkliknya untuk melihat "Pengaturan Berbagi". Jika Anda mengarahkan kursor ke namanya, stopwatch akan muncul. Dengan mengkliknya, Anda dapat mengatur tanggal kedaluwarsa.
Mengaktifkan Izin Melihat
Anda dapat melindungi Google Spreadsheet Anda agar tidak diubah. Meskipun Anda mungkin telah memberikan akses ke beberapa orang, Anda mungkin tidak ingin mereka mengubah konten dokumen. Cara paling sederhana untuk melakukannya adalah dengan memberi mereka izin melihat saja.
Ikuti langkah-langkah ini untuk melakukannya:
- Buka lembar yang ingin Anda lindungi.
- Arahkan ke "Data" dan gulir ke bawah ke "Lembar dan Rentang yang Dilindungi".
- Sebuah bar akan muncul di sisi kanan lembar.
- Sekarang, klik "Sheet" dan pilih yang Anda butuhkan dari menu dropdown.
- Di sini Anda harus mengklik "Setel Izin".
Jendela "Izin pengeditan rentang" akan muncul. Di bawah "Batasi Siapa yang Dapat Mengedit Rentang Ini" klik "Disesuaikan". Ini memungkinkan Anda untuk memutuskan siapa yang diizinkan untuk mengedit lembar khusus ini. Batalkan pilihan semua orang yang tidak ingin Anda edit Google Spreadsheet Anda. Klik "Selesai" untuk menyelesaikan.
Sekarang orang masih dapat melihat Google Spreadsheet ini, tetapi mereka tidak akan dapat membuat perubahan apa pun padanya.
Melindungi Sel di Google Sheet
Atau, Anda juga dapat mengizinkan tampilan, tetapi juga melindungi beberapa sel atau kolom. Inilah yang harus Anda lakukan:
- Buka lembar.
- Pilih kolom yang ingin Anda lindungi agar tidak diubah.
- Sekarang klik "Data" dan kemudian "Lembar dan Rentang yang Dilindungi".
- Sebuah bar akan muncul di sisi kanan lembar.
- Masukkan deskripsi perintah, misalnya – “Tidak ada pengeditan”.
- Selanjutnya, klik tombol hijau "Set Permissions".
- Sebuah pop-up akan muncul. Di bawah "Batasi Siapa yang Dapat Mengedit Rentang Ini" pilih "Kustom".
- Ini memungkinkan Anda untuk memutuskan siapa yang diizinkan untuk mengubah sel.
Jika seseorang tanpa izin mencoba mengubah konten sel, pesan di Lembar akan menginformasikan bahwa mereka tidak diizinkan melakukannya.
Mengaktifkan Komentar
Terkadang Anda membutuhkan orang lain untuk mengomentari isi sel. Pengguna ini tidak memiliki hak istimewa otomatis untuk melakukannya, tetapi Anda dapat memberi mereka izin. Yang harus Anda lakukan adalah menjadikan mereka "Komentar". Untuk mengaktifkan pengguna dengan fungsi ini, ikuti langkah-langkah berikut:
- Buka lembar, buka "File", dan klik "Bagikan".
- Di sini Anda dapat menambahkan alamat email orang-orang yang ingin Anda bagikan lembar tersebut.
- Setelah Anda menambahkan seseorang, di sebelah kanan Anda akan melihat menu tarik-turun.
- Dari menu tarik-turun itu pilih "Komentar".
- Terakhir, klik "Kirim".
Mengaktifkan Pengeditan
Dengan izin pengeditan, pengguna lembar dapat mengubah konten sel. Sebagai pemilik sheet, Anda harus mengizinkan tindakan ini. Langkah-langkahnya sangat mirip dengan yang diuraikan di atas:
- Buka lembar, buka "File" dan klik "Bagikan".
- Di sini Anda dapat menambahkan alamat email orang-orang yang ingin Anda bagikan lembar tersebut.
- Setelah Anda menambahkan seseorang, di sebelah kanan Anda akan melihat menu tarik-turun.
- Dari menu tarik-turun itu pilih "Editor".
- Terakhir, klik "Kirim".
Membatasi Izin
Google Sheet Anda adalah alat yang sangat berharga untuk menyimpan data. Dari waktu ke waktu, Anda harus membaginya dengan orang lain. Jika Anda tidak dapat mengingat siapa yang telah Anda beri izin untuk melihat lembar, Anda selalu dapat merujuk kembali ke artikel ini untuk panduan.
Selain itu, Anda tidak akan memiliki masalah jika Anda ingin melindungi lembar Anda dari perubahan yang tidak sah atau jika Anda ingin mengizinkan pengguna untuk membuat perubahan sel sendiri. Manakah dari fungsi-fungsi ini yang lebih penting bagi Anda dan mengapa? Beritahu kami di bagian komentar di bawah.
