PC & Seluler

Cara Melakukan Absensi di Zoom

Melakukan absensi di Zoom sangatlah penting, apalagi jika Anda seorang guru sekolah atau penyelenggara seminar dimana peserta mendapatkan sertifikat setelah selesai. Anda tidak dapat memberikan sertifikat kepada semua orang, termasuk orang yang mendaftar untuk acara tersebut tetapi tidak pernah hadir. Atau orang-orang yang datang dan kemudian pergi setelah 15 menit, berpikir bahwa tidak ada yang akan memperhatikan.

Laporan Zoom memungkinkan Anda melihat waktu yang tepat seseorang bergabung dalam rapat, serta waktu tepat mereka pergi. Dalam artikel ini, kami akan menunjukkan kepada Anda cara menghadiri Zoom hanya dalam beberapa menit, tidak peduli berapa banyak orang yang berpartisipasi.

Cara Melakukan Absensi di Zoom

Cara tercepat dan paling akurat untuk melakukan absensi adalah dengan menggunakan laporan Zoom. Ingatlah bahwa mereka dihasilkan sekitar 30 menit setelah rapat berakhir. Tergantung pada jumlah peserta, ini bisa memakan waktu lebih lama, hingga satu jam. Namun, ada baiknya menunggu karena setelah laporan dibuat, yang perlu Anda lakukan hanyalah mengekspor data, dan selesai.

Inilah yang harus Anda lakukan:

  1. Masuk ke akun Zoom Anda.

  2. Pilih "Laporan" dan kemudian klik "Penggunaan."

  3. Jika rapat diadakan baru-baru ini, Anda akan segera melihat laporan – Anda dapat mengenalinya berdasarkan topik, ID rapat, atau waktu mulai. Jika Anda ingin mengambil kehadiran untuk rapat sebelumnya, Anda mungkin perlu menyesuaikan Rentang Tanggal untuk menampilkan rapat dari periode yang ingin Anda cari.

  4. Setelah Anda menemukan rapat, klik bagian "Peserta". Anda sekarang akan melihat Laporan Rapat dan Tinjau Laporan. Klik "Ekspor dengan data rapat".

  5. Klik "Ekspor sebagai Excel" untuk mengonfirmasi. Data akan diekspor dalam bentuk file Excel.

  6. Unduh dan simpan file ke komputer Anda.

Di sana Anda memilikinya. Saat Anda membuka file, Anda akan dapat melihat nama pengguna, dan di samping mereka adalah waktu mereka memasuki rapat dan waktu mereka pergi. Anda juga dapat melihat berapa lama masing-masing dari mereka online di rapat di bawah bagian "Durasi". Untungnya, tidak perlu menghitungnya secara manual untuk setiap pengguna, karena Zoom melakukannya untuk kami.

Terakhir, Anda juga dapat melihat email setiap peserta, dan jika Anda memiliki program otomatisasi email, Anda dapat mengirimi mereka sertifikat atau catatan terima kasih secara otomatis.

Cara Melakukan Absensi di Zoom Versi Gratis

Jika Anda menggunakan Zoom versi gratis, Laporan Kehadiran mungkin tidak tersedia untuk Anda. Meskipun mereka adalah cara yang paling nyaman untuk mengambil kehadiran, itu tidak berarti bahwa Anda tidak dapat memiliki catatan siapa yang bergabung. Guru kreatif telah menemukan metode yang mudah dan cepat untuk mengambil kehadiran bahkan jika Anda memiliki waktu luang. versi Zoom.

Inilah yang harus Anda lakukan:

  1. Saat rapat dimulai, aktifkan suara peserta.

  2. Minta peserta untuk menulis “Present” di chatbox.

  3. Ketika mereka melakukannya, buka obrolan dan klik tanda tiga titik.

  4. Klik "Simpan obrolan."

  5. Buka dokumen Anda dan temukan file ini.

  6. Buka filenya.

  7. Salin datanya.

  8. Tempelkan ke Excel atau Google Spreadsheet.

Di sana Anda memilikinya. Namun, ada satu masalah. Karena beberapa peserta mungkin mengetik secara bersamaan, nama mereka akan diurutkan secara acak, berdasarkan siapa yang mengirim pesan terlebih dahulu. Jangan khawatir, karena ada cara mudah untuk mengurutkan nama mereka berdasarkan abjad. Berikut cara melakukannya:

  1. Pilih kolom yang berisi nama.

  2. Klik pada "Data."

  3. Pilih opsi "Urutkan dari A ke Z".

Itu dia. Ini mungkin tampak seperti banyak pekerjaan, tetapi pada akhirnya, Anda akan memiliki daftar semua peserta yang bagus dan terorganisir. Yang paling penting adalah ingat untuk meminta orang berkomentar di obrolan, karena itulah satu-satunya cara untuk mendapatkan data mereka. Beberapa guru melakukan ini segera setelah mereka memulai pelajaran, tetapi yang lain melakukannya secara acak selama pelajaran untuk memeriksa siapa yang benar-benar mendengarkan dan memperhatikan.

Cara Mencatat Kehadiran di Zoom Tanpa Laporan

Jika rapat Anda tidak memerlukan pendaftaran, Anda mungkin tidak bisa mendapatkan laporan setelahnya, meskipun Anda memiliki akun Zoom Premium. Jangan khawatir, karena ada cara mudah untuk melakukan absensi meskipun Anda tidak memiliki laporan.

Anda dapat meluncurkan polling selama rapat dan meminta semua peserta untuk merespons. Setelah rapat, yang harus Anda lakukan adalah mengekspor polling dan melihat siapa yang hadir. Kami sekarang akan menjelaskan cara membuat polling dan menggunakannya untuk mengumpulkan data. Kami menyarankan Anda membuat polling sebelum rapat dimulai sehingga Anda dapat melakukannya tanpa stres. Pastikan saja pertemuan sudah dijadwalkan.

  1. Masuk ke akun Zoom Anda.

  2. Pilih pertemuan terjadwal dan pilih "Polling."

  3. Pilih “Tambah.”

  4. Buat polling baru dengan menambahkan judul, pertanyaan, dan kemungkinan jawaban.

  5. Klik "Simpan."

Anda sekarang siap untuk memulai rapat. Berikut cara meluncurkan polling Anda selama rapat:

  1. Pilih “Jajak Pendapat”.

  2. Klik "Luncurkan Jajak Pendapat."

Anda dapat membiarkan polling terbuka selama rapat atau menutupnya pada titik tertentu. Yang harus Anda lakukan adalah mengklik "Akhiri Poll." Anda akan dapat melihat hasil jajak pendapat secara real-time, sehingga Anda dapat melacak siapa yang ada dan siapa yang tidak. Tentu saja, Anda juga dapat mengunduh polling setelah Anda mengakhiri rapat dan mengekspor data ke Excel.

Catatan: Jika Anda pernah membuat jajak pendapat anonim di masa lalu, ini mungkin menjadi opsi default Anda di Zoom. Pastikan untuk mematikannya karena jika polling bersifat anonim, Anda tidak akan bisa mendapatkan nama dan email pengguna setelahnya.

FAQ tambahan

Apakah Fakultas Dapat Menghadiri Zoom Meeting?

Ya, mereka bisa, dan ada banyak cara untuk melakukannya. Sebagian besar fakultas meminta peserta untuk mendaftar pertemuan sebelum mereka hadir. Langkah ini penting karena nama peserta tidak akan muncul di laporan jika mereka gagal mendaftar. Tetapi bahkan jika tidak ada pra-pendaftaran, Anda tidak perlu terlalu khawatir. Anda selalu dapat meluncurkan polling selama kuliah untuk memeriksa siapa yang ada di sana.

Anda harus tahu bahwa jika Anda menggunakan polling, Anda tidak bisa hanya membuka rapat dan kemudian melakukan pekerjaan lain di komputer Anda. Anda dapat melewatkan polling karena biasanya hanya berlangsung beberapa menit. Jika kehadirannya wajib, Anda mungkin perlu memperhatikan seluruh pelajaran, agar tidak melewatkan sesuatu yang penting seperti ini.

Bagaimana Cara Menjalankan Laporan Kehadiran di Zoom?

Sangat penting untuk membuat formulir pendaftaran untuk peserta dan melakukannya sebelum rapat dimulai. Jika Anda melakukannya, Anda tidak perlu melakukan apa pun selama rapat. Zoom akan secara otomatis mengumpulkan dan mengurutkan data untuk Anda. Saat rapat selesai, buka profil Zoom Anda dan klik "Laporan." Pilih "Laporan penggunaan" lalu pilih "Laporan pendaftaran".

Anda dapat melihat data di sana, atau Anda dapat mengekspor seluruh file dan menyimpannya sebagai file Excel. Ingatlah bahwa laporan kehadiran mungkin tidak segera tersedia, dan Anda mungkin perlu menunggu 30 menit setelah rapat berakhir untuk mengumpulkan data.

Apakah Zoom Melacak Kehadiran?

Zoom versi gratis tidak dapat melacak kehadiran, tetapi versi Premium dapat melakukannya. Namun, Zoom tidak akan melacak kehadiran secara otomatis kecuali tuan rumah mengaktifkan opsi ini sebelum rapat dimulai.

Bahkan, Anda perlu membuat rapat yang memerlukan pendaftaran sebelum rapat dimulai. Itulah satu-satunya cara Zoom untuk melacak apakah seseorang telah hadir atau tidak. Terlebih lagi, itu dapat merekam waktu peserta memasuki rapat, dan kapan mereka pergi, serta total waktu yang mereka habiskan dalam rapat.

Lacak Kehadiran dengan Klik

Salah satu hal terbaik tentang kuliah online dan acara online adalah Anda tidak perlu melacak kehadiran secara manual. Di masa lalu, guru harus membuang banyak waktu selama kuliah untuk memeriksa siapa yang hadir dan siapa yang tidak. Zoom membuat proses ini lebih mudah, dan Anda dapat melakukannya dalam hitungan detik, bahkan jika Anda tidak memiliki versi Premium.

Sudahkah Anda mencoba salah satu metode yang kami jelaskan di atas? Mana yang paling cocok untuk Anda? Beri tahu kami di bagian komentar di bawah.